Organizzare un evento aziendale in pista.

L’argomento di oggi è Come si organizza un evento in pista per un’azienda, quindi tutto quello che bisogna sapere nel momento in cui vogliamo organizzare un evento in autodromo. Ci sono diversi motivi per cui si può voler realizzare un evento con Ferrari o altre vetture di lusso e voglio parlare di questo argomento perché è una richiesta che riceviamo spesso e di norma per soddisfare una di queste tre esigenze:

• per gli eventi privati, quindi possono essere addio al celibato piuttosto che delle ricorrenze personali, ad esempio ci è capitato di recente anche un compleanno
• per delle Agenzie di eventi che ricevono a loro volta questa richiesta e si rivolgono a noi per soddisfarla
• per le aziende, quindi eventi aziendali, incentive o attività di Team building. Ci è capitata ad esempio una multinazionale che ha portato tanti clienti qui in Italia da tutta Europa per vivere “un’esperienza Ferrari” per una sorta di full immersion di 4 giorni.

Proverò ora a fare ordine perché vedo che le richieste che riceviamo sono tante, ma solitamente chi ci contatta ha all’incirca l’idea del risultato finale che vuole ottenere, ma non sa minimamente da che parte iniziare per organizzarsi e non ha chiaro nemmeno a chi deve rivolgersi. In realtà ciò che vedremo vale tanto per gli eventi aziendali, quanto per quelli privati e a prescindere dal numero di persone partecipanti e dal budget.

Per organizzare questo tipo di esperienze bisogna tener conto di molti aspetti, e secondo l’esperienza che oramai ci siamo fatti il primo passaggio per costruire tutto da zero è individuare innanzitutto nel modo più preciso possibile quale sia il budget disponibile per persona ed il numero di persone che parteciperanno, ospiti compresi.

Fissare questi parametri di partenza è fondamentale ed influenzerà i passaggi successivi.

Per fare un esempio concreto dovremo definire ad esempio che vogliamo realizzare un evento a cui parteciperanno 80 persone, che il budget per l’esperienza di queste persone è al massimo di 320€ a persona + iva e che oltre ai partecipanti, ci potranno essere in media altri due familiari al seguito di ciascun partecipante.

Come si organizza un evento in pista – Una guida passo passo

Ora andremo ad elencare nell’ordine tutte le informazioni che abbiamo bisogno di definire e lo faremo seguendo gli stessi passaggi che seguiamo noi in questi casi. In questo modo di fatto avrai una guida completa e potrai chiarirti le idee a riguardo.

Primo aspetto: Il periodo in cui si dovrà svolgere l’evento

In particolare dovremo definire se si tratta di:

• un giorno fisso o libero, magari è una ricorrenza o un anniversario aziendale oppure abbiamo libertà di scelta del periodo in cui realizzare l’esperienza
• un giorno infrasettimanale o all’interno di un weekend
• sarà un evento di mezza giornata, una giornata intera o magari di più giorni

Definire quando si dovrà svolgere l’evento aziendale secondo queste differenziazioni qui sopra sarà necessario per fare le valutazioni successive.

Secondo aspetto: Definire l’area geografica

• L’evento dovrà svolgersi in una determinata regione o provincia?

In base a questo dovremo fare una cernita di tutte le strutture e individuare tutti gli autodromi ed i kartodromi (qui trovi il nostro elenco degli autodromi in Italia).

A questo punto si dovranno sentire tutte le strutture, una ad una e si dovrà chiedere:

• le disponibilità, in base agli eventi in programma nei loro calendari
• dei preventivi per il noleggio della struttura
• quali sono i servizi compresi, come ad esempio il personale di pista, antincendio, sale meeting, servizi di ristorazione ecc.

Terzo aspetto: Scegliere il tipo di attività

Nel 99% dei casi quando riceviamo una richiesta per organizzare un evento, la richiesta riguarda la possibilità di guidare delle Ferrari in autodromo, ma non è l’unica soluzione e a titolo di esempio voglio fornirti un elenco di possibilità.

• Guida in pista di Ferrari e altre vetture di lusso come Porsche e Lamborghini, compreso le varianti da gara
• Guida di auto da corsa, da rally o monoposto da competizione
• Corsi di guida sicura, sportiva o sia in auto che in moto

altre soluzioni come

• Simulatori di guida professionali
• Guida con Skid
• Pit bike o minimoto
• Simulazione di eventi racing con kart o vetture come le legends cars
• kart, quad, enduro

…e altro ancora

Quarto aspetto: Tenere conto di quanto tempo i partecipanti dovranno essere impegnati

Per farti capire questo aspetto ti faccio un esempio molto pratico: se devi organizzare un evento per 60 persone, probabilmente si dovranno portare in autodromo da 6 a 10 vetture e presumibilmente ogni partecipante proverà da 2 a 4 di queste supercar facendo da 4 a 10 giri per ciascuna macchina… E cosa faranno tutti i partecipanti nei “tempi morti” tra una guida e l’altra? Per questo motivo sarà importante pensare a dividere i partecipanti in 3 o 4 gruppi e pensare a delle altre attività da svolgere.

Stabilito quali e quante attività svolgere si dovrà poi procedere con altre ricerche e verifiche, in particolare:

• Cercare aziende di noleggio auto in pista o scuderie
• Verificare i calendari dei loro eventi
• Chiedere i relativi preventivi
• Accertare se sia necessario ricercare ulteriore personale come istruttori, piloti e hostess
• Verificare ancora una volta i servizi compresi
• Verificare eventuali servizi accessori

Oltre a questo dovremo valutare se siamo interessati ad altri servizi promozionali come le personalizzazioni delle vetture, degli autodromi, corsie dei box, tribune e dei locali con striscioni e vele e tutto il materiale necessario o anche l’abbigliamento dei partecipanti e del personale coinvolto per l’evento, ad esempio è possibile avere delle tute personalizzate con i loghi della propria azienda.

Inoltre dovremo decidere se abbiamo intenzione di realizzare dei servizi fotografici e registrare dei video dell’evento, eventualmente anche i video ricordo dall’abitacolo durante le esperienze di guida.

Prima di procedere c’è un aspetto interessante su cui voglio soffermarmi anche se solo velocemente: puoi trovare degli sponsor, ovvero aziende che siano disposte a partecipare ai costi per promuoversi al tuo evento aziendale? Bene, questa è un’opportunità da tenere in considerazione.

Come Organizzare Evento aziendale in pista

Fino ad ora abbiamo definito quindi i passaggi per stabilire

• il numero dei partecipanti
• il budget per persona
• periodo e durata dell’evento
• l’area geografica e quindi le piste
• il tipo di attività
• le personalizzazioni

A questo punto si devono considerare due possibili scenari:

• Abbiamo bisogno di tutto l’impianto in esclusiva per tutta la durata dell’evento?
• Possiamo aggregarci ad un evento di quelli già presenti a calendario (pur mantenendo un nostro evento esclusivo)?

Da cosa dipende la risposta? Principalmente dalla volontà di chi organizza l’evento  e probabilmente (o sicuramente) dal budget a disposizione. Vediamo quali sono le differenze e le opportunità.

Partecipare ad una data già presente a calendario ci permette di avere un abbattimento considerevole dei costi, pur senza rinunciare alla possibilità di avere un proprio evento esclusivo. Di fatto si realizza un evento nell’evento, ma come? Avremo una serie di possibilità e garanzie per i nostri ospiti, seppure in una giornata aperta al pubblico, organizzando tutto in modo da avere:

• Box e sale meeting in esclusiva
• Pit lane, aree comuni e circuito brandizzati
• Vetture brandizzate
• Briefing, istruttori e corsi esclusivi
• Guida in pista in esclusiva e con fasce orarie dedicate
• Altro da valutare di caso in caso

Perché realizzare un evento nell’evento?

Come ho già detto per ammortizzare i costi, soprattutto per un numero di partecipanti inferiore alle 100-150 persone e poi perché dobbiamo considerare che in media, difficilmente per un evento di questo tipo, gli ospiti saranno alla guida per più di un’ora e mezza o due e quindi questa potrebbe risultare la soluzione più comoda.

Una via di mezzo tra l’evento con il circuito completamente in esclusiva  e partecipare ad un evento già in programma potrebbe essere farlo il giorno prima o il giorno dopo, in modo da avere già tutto il personale presente sul posto e ridurre almeno il costo degli spostamenti di vetture, istruttori e tutte le persone coinvolte. Anche in questo modo avremo un abbattimento, anche se in questo caso solo parziale, dei costi. Ovviamente queste sono delle soluzioni che ci siamo abituati a proporre con l’esperienza, ma ciò non toglie che ogni evento è una storia a sé e viene costruito su misura e in base alle esigenze di chi lo richiede.

Altre soluzioni alternative all’evento in pista

Delle altre soluzioni che si possono prendere in considerazione sono la possibilità di fare arrivare delle vetture GT con tanto di istruttori e il personale necessario presso la propria sede o in una location prescelta e volendo anche realizzare delle prove su strada. In questo caso si dovrà studiare in anticipo il territorio e le strade circostanti alla sede, trovare un’area adeguata e individuare un percorso, preferibilmente avvisando anche le autorità di competenza.

La stessa cosa potrebbe essere fatta anche in una location esterna, per esempio in passato ci è capitato un evento in un bellissimo agriturismo in campagna con i simulatori, le auto da rally e le moto da enduro.

Insomma tutto è possibile e tutto e personalizzabile!

Come si pone SoloCorse per l’organizzazione di eventi di questo tipo?

Noi di SoloCorse possiamo essere SICURAMENTE una soluzione privilegiata in questo scenario, sia per privati che aziende e anche per le agenzie di viaggio e di organizzazione di eventi perché possiamo fare da referente unico per qualunque tipologia di evento, in particolare perché:

• Abbiamo contatti, collaborazioni e relazioni con TUTTE le organizzazioni di cui abbiamo parlato finora, quindi tutti gli autodromi d’Italia, le scuderie, le aziende che noleggiano le vetture per la pista, gli istruttori e tutto ciò che può servire
• Siamo un referente unico, quindi non è necessario “fare il giro delle campane”
• Possiamo offrire tutte le soluzioni presenti sul mercato ed abbiamo le competenze e l’esperienza per realizzarne anche altre
• Offriamo l’opportunità di realizzare soluzioni su misura al 100%
• il tutto senza costi aggiuntivi rispetto all’organizzazione dell’evento e questo credo sia impagabile, ovvero una consulenza dedicata, assorbita totalmente nei costi di organizzazione dell’evento che comunque ci sarebbero

E in che modo lavoriamo per organizzare il tuo evento aziendale al meglio?

Seguiamo esattamente gli stessi passaggi che ti ho indicato finora, quindi dopo un briefing iniziale in cui dovrai aiutarci a chiarire le idee rispetto ai vari punti visti qui sopra, studieremo una o più soluzioni adatte alle tue esigenze, solitamente proponendo da 3 a 6 soluzioni differenti tra cui poter scegliere e arriviamo ad occuparci di tutti i passaggi fino alla definizione e realizzazione finale.

Spero di aver chiarito molti punti su come organizzare un evento aziendale in pista con le Ferrari e ti ricordo che se vuoi contattarci o vuoi maggiori informazioni ci sono tutti i canali attivi e soprattutto una pagina dedicata che puoi trovare qui: https://solocorse.com/eventi/

SoloCorse opinioni sugli eventi aziendali in pista

Prossimi eventi in calendario

Chiudiamo con le date in calendario per gli eventi in pista del prossimo periodo:

Abbiamo delle date per quel che riguarda le Vetture GT: Guida in pista con Ferrari 458, Lamborghini Huracán e Guida di Subaru Impreza WRX STI e una bellissima novità che è una Ferrari 458 Carbon che è bellissima da vedere ed è completamente in Carbonio

• Autodromo Lombardore – Sab 28 Gennaio 2023
• Pista South Milano – Dom 29 Gennaio 2023

Poi abbiamo una data per il corso di guida dinamica e controllo della sbandata

• Castelletto Circuit – Domenica 12 Febbraio 2023

Mentre tutte le prossime date sono a partire dalla seconda metà di Febbraio, quindi vi invito come sempre a consultare la sezione del calendario eventi in pista sul sito. Ora vi saluto, ma prima mando anche un ringraziamento alle persone che ci seguono e che ci contattano poi anche in privato. Come sempre vi ricordo di iscrivervi al podcast sulle vostre piattaforme preferite come Spotify, Apple Music, Amazon Music e Google Podcast e a seguirci su Telegram, su Instagram e su Youtube.

Ci sentiamo alla prossima!